第 3 章/第一次交办
一句话交代，为什么换不来能用的东西？
周一早上，你路过小满的工位，顺口说了一句：“帮我写个培训通知。”
十分钟后他交来一份东西。格式工整，标题、正文、落款一样不少，只是时间写着“X 月 X 日”，地点写着“X 楼 X 会议室”，开头是“为进一步提升”。
你叹了口气，心想这孩子不太行。
可是换个位置想：如果有人只对你说这一句话，你能写出什么？
小满读过的通知比你这辈子见过的都多。他缺的不是写通知的本事，是只有你知道的那些事：给谁看、为什么办、哪天、在哪、你们部门平时怎么说话。这些你一个字没提，他只能猜。猜出来的东西，自然是所有通知的平均值。
对 AI 也是一模一样。你发给它的那段话，行话叫，其实就是一次任务交代。交代里没有的，它不会知道。
一份像样的交代里有什么
带过新人的人都有体会，把一件事交代清楚，大致要说到五件事：
| 要回答的问题 | 不说的后果 | |
|---|---|---|
| 背景 | 你是谁？为什么做？给谁看？ | 内容不对路，像写给另一个单位的 |
| 目标 | 做成什么样算成？ | 面面俱到，但没有重点 |
| 材料 | 哪些事实必须用上？ | 满篇 X，或者替你编一个 |
| 标准 | 什么样算好？什么样你不要？ | 口气不对，一股公文味 |
| 形式 | 发在哪？多长？什么格式？ | 写了八百字，而你要发在群里 |
不用背。下面这张交办单，从那句“帮我写个培训通知”开始，你一项一项补上去，看小满交回来的东西怎么变。右边的回答都是模型的真实输出，没有改过。
交办单：把一句话补成一份交代
你对小满说
- 背景你是谁？为什么要做这件事？给谁看？
- 目标做成什么样算成？看的人读完要怎样？
- 材料有哪些事实、数据、原文必须用上？
- 标准什么样算好？什么样你不要？
- 形式发在哪？多长？什么格式？
没问题，但我需要先确认几个关键信息，才能写出一份可直接使用的培训通知。请你提供以下内容（有多少给多少）：
1.培训主题：培训什么内容？
2.培训对象：哪些人参加？（部门/岗位/人数）
3.培训时间：具体日期和时间段（是否需要签到？）
4.培训地点：线下地址或线上会议链接
5.培训目的/内容纲要：希望达到什么效果？主要讲哪些模块？
6.主讲人/讲师：姓名、职务/简介
7.组织/报名要求：谁主办？报名方式、截止时间、联系人
8.其他要求：是否需要自带电脑、考核、请假规则、注意事项等
如果你暂时没有完整信息，我也可以先给你一份通用模板，你替换括号内容即可。你希望我直接给模板，还是你先把信息发我我来定制？
他没有瞎编，而是反过来问了你八个问题。这是好表现，但你得再跑一趟。
补到第几项最划算
把五项都点完，你大概注意到了几件事。
第一步的变化最大。 只补了“背景”，回答就从反问变成了一份对路的草稿。很多时候，多说两句“我是谁、这是给谁看的”，就已经值回票价。
“材料”那一项他替不了你。 时间、地点、讲师，这些事实只有你有。不给，他要么留空，要么编。编出来的往往很像真的，这就是最常见的来路。
他连今天几号都不知道。 第三步的落款写着 2025 年。你没说，他就按自己读过的东西猜了一个。凡是和“现在”有关的事，都要你告诉他。
最后两项决定能不能直接用。 前三项管内容对不对，“标准”和“形式”管的是拿来就能发。差的就是这一截，所以很多人觉得“AI 写的东西总要改半天”。
不是每件事都要填满五项。问个成语的意思，一句话就够。判断的办法很简单：这件事如果交给一位刚来的同事，你需要多说几句他才不会做偏？需要说的，就是该写进去的。
一张可以直接抄的交办单
把下面这段存下来。以后交代稍微正式一点的任务，照着填空，填不出来的那一项，往往就是你自己还没想清楚的地方。
【任务】一句话说清要他做什么 【背景】我是……，这件事是因为……，写出来给……看 【目标】对方看完之后，应该…… 【材料】必须用上的事实和原文： …… 【标准】我想要……的感觉；不要…… 【形式】发在……，大约……字，格式上……
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- 找一件你这周真要做的小事，比如一条通知、一段小结。
- 先只用一句话问一次，把回答留着。
- 新开一个对话，照上面的交办单填好再问一次。
- 两份回答放在一起看：第二份你还需要改几处？
填了 key 的话，上面交办单里的“换成我的任务”可以直接做这个对比。